第八章 报表系统基本原理

第一节 会计报表与报表系统概述

一、 会计报表（P109）

  反映企业的财务状况和经营成果的会计信息资料。

  编制会计报表：集中、整理、再加工会计信息。

 1． 会计报表分类（P109）

  按时间、单位、服务对象分类。

 2． 外报送的会计报表（P110）

 2.1 资产负债表：反映企业的财务状况。

  包括资产、负债和所有者权益三个大项目的会计报表。

  可以了解企业的偿债能力，企业未来经济前景。（P267）

资产负债表

年初数、期末数 zcfzb

编制单位: 电脑公司                   1999年1月                          单位: 元

 2.2 利润表（P110）

    反映企业在会计期间内利润(或亏损)的会计报表.

 2.3 损益表（P268）

    反映企业在会计期间(月、季、年)内

    经营成果(亏损和收益)的会计报表.

损 益 表

syb

编制单位: 电脑公司  1999年1月  单位: 元

 2.4 现金流量表（P110、P278）

    反映企业在会计期间内经营、投资和筹资活动中,

    现金流入和流出的动态情况的会计报表。

 2.5 利润分配表（P110）

    反映企业在会计期间实现利润分配，或亏损弥补、

    年末分配利润的结余情况的会计报表。

 2.6 主营业务收支明细表（P110）

    反映企业主营业务的收入、成本、费用、税金

    以及实现营业利润的情况。

二、报表系统及其分类

（一）专用会计报表系统（P110）

    会计报表的种类、格式和编制方法固定在程序中。

（二）通用会计报表系统（P110）

    自定义会计报表的种类、格式和编制方法。

    计算机按自定义从账务系统的数据库中提取数据生成报表。

    不用修改程序。

（三）财经电子表系统（P111）

     Excel、Lotus123、UFO 

     图形功能能以图形方式将表内数据直观地表述出来。

三、报表系统中常用的基本概念

（一） 报表结构（P111）

 1. 简单表：由若干行和列组成，如资产负债表。

 2.复合表：由多个简单表组合形成。（P112）

 例如：成本分析表由3个简单表组成 

  （产品的名称、产量、成本、单位成本）。

(二） 报表结构的基本要素（P112）

    标题、表头、表体、表尾。

 1.表头：编制单位名称、编制日期、编制计量单位、 报表栏目名称。

 2.基本表元：最小的栏目。

 3.组合表元：包含小栏目的上层栏目。

损 益 表

编制单位: 电脑公司  1999年1月  单位: 元

 4. 表体：报表数据区域。

（三） 报表文件及报表（P113）

 1.报表：由行、列组成的二维表。

 2. 报表文件：工作簿，扩展名 .XLS、.REP。

   三维表：多个结构相同的二维迭在一起组成。

（四） 报表单元（P114）

 1.单元：由行和列确定的方格。例如：E5

 2. 单元区域：由一组单元组成。例如：B3:D5

 3. 组合单元：合并起来的数个单元。

 4.单元内容：

  * 数值，如：123.456；

  * 字符，如：“货币资金”；

  * 公式，如：货币资金期初数

    C5=QC（"101",12）+QC（"102",12）+QC（"109",12）

    从账务处理系统数据库中取出第一套账套中

    12月份101科目、102科目、109科目的期初余额并相加。

  * 关键字（报表标识符 P115）

    单位编号、单位名称、 年份、季度、月份、日期。

（五） 报表格式（P115）

 1. 表样格式：标题、表头、表体、表尾、表格线。

 2. 单元类型：如字符型、数值型。

 3. 单元格式：对齐、居中。

 4. 公式：表内单元计算公式、表间单元计算公式、

   从账务系统中取数公式。

(六） 固定表与可变表（P115）

 1.固定表：格式固定，如资产负债表。

 2.可变表：可随时改变报表大小或格式的报表。

（七） 格式状态和数据状态（P116）

 1.格式状态：设计报表的格式，单元的内容是公式。

   看到报表格式，看不到报表数据。

 2.数据状态：管理报表的数据，单元的内容是数据，

  不能修改报表格式。

四、基本处理流程

（二） 报表系统制表流程（P117）

五、 报表系统功能（P117）

 1. 文件管理：报表的创建、打开、保存、备份。

 2. 格式管理：报表的格式设计、编辑、公式定义。

 3. 报表数据处理：数据录入和采集、分析、报表汇总和合并。

 4.图管理

 5.打印输出

第二节 报表格式设计

一、 非直观状态定义报表格式（P119）

   用对话方式改变报表结构和格式， 显示的报表结构不能直接修改。

二、 直观状态定义报表格式（P119）

  直接在单元中定义报表格式，所得即所见。

 编制单位:计算机公司  96年12月  单位:元

第三节 定义报表中获取数据的计算公式

 * 报表中的数据获取方式（P121）

 1.基本的原始的数据：手工直接输入；

 2.报表内小计、合计数据：用单元公式计算；

 3.提取其他报表的数据：用表间数据连接公式；

 4.提取账簿的数据：用账中取数函数公式。

 一、建立表页内的计算公式（P121）

 （一）直接输入单元公式

  例如：销售网点本年合计公式 F5=B5+C5+D5+E5

（二）交互式输入公式：按照计算机的提示，逐步输入计算公式。

二、建立从账务系统中获取数据的公式（P122）

（一）提取账务系统数据：例如资产负债表的数据取自账簿。

   账务函数：在报表系统和账务处理系统之间传递数据。

（二）账务函数的分类和格式

 1.账务函数分类（P122）

 2.账务函数的基本格式（P123）

   例如：取期初额函数

     金额：QC（“科目编码”，会计期，“方向”，账套号）

     账套号：缺省（不输入时系统默认） 数据来源为第一套账01

  3.账务函数的应用

    例如：货币资金期初数

     C5=QC("101",月,01)+QC("102",月,01)+QC("109",月,01)

（三）从账务系统中获取数据的过程（P124）

     设置账务路径；  

    在报表中定义账中取数公式：

     直接在单元中定义包含账务函数公式；

     运用“函数向导”定义包含账务函的公式；

     自动生成报表。

三、建立表表之间获取数据公式（P125）

  本月报表中：本年累计数=本月合计+上月报表中本年累计

（一）在单元中定义表表之间获取数据的公式（P125）

  选取G5单元；输入“=”；

     输入公式：F5+“销售报表”—>G5 relation 月 

    with“销售报表”—>月+1

   (关联关系5月with“销售报表”—>4月+1)

（二）用命令定义表表之间获取数据的公式（P126）

      let G5=

 （三）用批命令定义表表之间获取数据的公式（P126）

     let G5=、let G6=、let G7=、

四、建立不同报表文件间获取数据的公式（P126）

   * 不同报表文件表表之间获取数据的公式：

   在单元中定义公式；用命令；用批命令。

（一）不同报表文件之间相同月份报表数据获取（P127）

（二）不同报表文件之间不同月份报表数据获取（P127）

（三）不同报表文件之间不同年度报表数据获取（P128）

（四）从多个报表文件中获取数据（P129）

第四节 报表数据的录入与报表生成

一、录入关键字和基本数据（P129）

   关键字，例如：单位名称 谢山水公司，年度 1999年

二、报表生成（P130）

 1.根据建立的报表文件生成不同会计期间的报表

 例如：打开“资产负债表.REP”报表文件；

   选择数据状态；

   在报表文件中追加一张新表页；

   输入关键字：1997年1月；

   系统生成1月份报资产负债表；

   输入关键字：1997年2月；

   系统生成2月份报资产负债表；

第五节 报表数据处理功能

一、报表数据的审核功能

 1．报表审核（P131）

   勾稽关系：数据间的对应关系。

 例如：资产负债表，资产=负债+所有者权益

   用审核公式表示数据间的勾稽关系，计算机按勾稽关系审核报表。

 2．勾稽关系的定义（P131）

    审核公式：

  C42=G42 MESSAGE “资产≠负债+所有者权益”

  C42≠G42时,屏幕显示信息“资产≠负债+所有者权益”。

 二、舍位平衡功能

  1．舍位平衡（P131）

    舍掉3位成千元表，打破了平衡。

    资产合计=流动资产+长期资产

    流动资产+长期资产=224+594=818

    资产合计=819

（二）舍位平衡功能的使用方法（P132）

  1.打开“资产负债表.REP”；

  2.B36=B15+B35；B36=D36

  3.舍位范围：A3:D36；

   舍位位数：3

 4.执行舍位平衡命令

三、数据透视功能（P133）

 1.把多张表页相同位置的数据显示在一个平面上。

四、报表排序与查找功能

（一）报表排序功能（P134）

  * 总公司的“资产负债表.REP”120张。

    子公司：A、B、C、D、E、F、G、H、I、J；

  * 月 份：1月、2月、3月、4月、5月、……12月。

   * 按月排序：

    1月：A1、B1、C1、……I1；

      2月：A2、B2、C2、……I2；

  * 按编制单位排序：

   子公司A：A1、A2、A3、……A12； 

   子公司B：B1、B2、B3、……B12；

（二）报表查找功能（P134）

      查找编制单位：子公司A； 查找月：1月

五、图表分析功能

（一）分析图与数据的关系（P134）

   利用报表数据绘制的分析图，依附于原数据所在的报表文件。

（二）绘制分析图的步骤（P135）

   打开报表文件；设置作图数据域；选择所需的图形、设置图名称。

（三）利用平面数据绘制分析图（P135）

   * 打开“费用表”报表文件，

     其中包含91、92、93年费用表，选择1991年表页；

 * 选择绘制图的数据区域；

  * 选择直方图。

 1991年费用分析图

（四）利用立体数据绘制分析图（P136）

  * 打开“费用表”报表文件，

     其中包含91、92、93年费用表，选择1991年表页；

 *  选择绘制图的数据区域；

  * 选择直方图，利用立体数据绘制分析图。

 1991、1992、1993年费用分析图

第六节 报表汇总与合并报表

一、报表汇总（P136）

（一） 同种报表不同期间的汇总：

    多页数据报表进行立体方向迭加。

    同种报表不同单位的汇总：主管部门对基层报表的汇总工作。

（二） 主管部门汇总基层报表的一般程序（P137）

  1.主管部门的准备工作：

    编制标准报表表样；

    表内计算关系和审核公式；

    上报数据盘说明书；

    用磁盘或网络下发报表格式。

  2.基层单位的工作：

    把报表格式文件装入计算机；

    编制取数公式；

    日常工作：录入数据；

    生成报表；

     计算并审核表的平衡关系；

    用磁盘或网络上报报表。

  3.主管部门的日常工作：

    把上报来的数据装入计算机；

    审核基层单位报表；

    汇总报表；舍位平衡；输出汇总表。

二、报表合并（P138）

（一）合并会计报表的种类和编制方法

  合并资产负债表、利润表、利润分配表、现金流量表。

（二）合并报表操作步骤（P139）

   原始数据的准备；

   输入抵销分录；

   母公司建立底稿；

    母公司进行数据采集工作；

    母公司定义合并公式；

   母公司执行合并。

第七节 报表输出

一、报表输出的内容（P140）

   空白表样；完整报表（有数据和报表结构）；

     其他处理系统能接收的数据。例如：.DBF .TXT

二、输出方式（P140）

   屏幕显示、打印输出、磁盘输出、网络传送。

* 思考及练习题（P140）

一、概念解释

2．通用会计报表系统

   专用会计报表系统

   财经电子表系统。（P110）

二、问答与思考题

 3． 获取报表数据的方法有哪些？（P121倒17）

三、上机实习基本要求

 2．建立“资产负债表”

第九章 其他核算管理系统