Excel 97 中文电子表格

根据教材制作讲稿

2003.7.

第1章 Excel 97 入门

第2章 工作表

第3章 公式与函数

第4章 数据分析

第5章 打印

第1章 Excel 97 入门

1.1 启动 Excel（P1）

1.1.1 双击 Excel 图标；

1.1.2 新建 Office 文档

    开始—新建 Office 文档—常用—空工作簿；

1.1.3 打开 Office 文档

  开始—打开Office 文档。

1.1.4 * 从快捷工具栏启动

1.2 Excel 窗口（P3）

    包括：标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、

        编辑栏、工作簿窗口、状态栏。

1.2.1 标题栏

  Microsoft Excel - Book1

1.2.4 打开工作簿（P4）

  1.文件—打开……。

  2.开始—文档—找出最新用过的文件名。

  3.文件—从下拉菜单中找出最新用过的文件名。

1.2.5 * 新建窗口（P6）

 窗口—新建窗口。

1.2.6 多窗口重排（P7）

  窗口—重排窗口—排列方式：平铺、水平并排、……。

1.2.7 在多个工作簿窗口间切换（P8）

1.2.8 * 窗口的拆分和冻结拆分

  将工作表活动窗口拆分成窗格。

  把鼠标放在分割线的右下方单元格—窗口—拆分。

1.2.9 快捷菜单（P10）

  右击不同对象产生适应指定对象的命令。

1.2.10 菜单栏（P11）

    文件、编辑、视图、格式、工具、数据、窗口和帮助。

1.2.11 * 快捷键和功能键

 1.快捷键：文件打开 Ctrl+O ，文件保存 Ctrl+S

 2.功能键：帮助 F1，另存为 F12

1.2.12 工具栏（P12）

 1.常用工具栏：文件管理（新建、打开、保存、打印、打印预览）、

   编辑操作(剪切、复制、粘贴)。

 2.格式工具栏：字体、字号、字形、对齐方式。

1.2.13 重新设置工具栏（P13）

  视图—工具栏—常用、格式、图片……。

1.2.14 自定义工具栏（P14）

 1.删除工具按钮

   工具栏—自定义—把要删除的工具按钮拖到工具栏外。

 2.增加工具按钮

   工具栏—自定义—选择要增加工具按钮的工具栏，如常用—

   命令标签：类别，如文件，命令，如把[关闭]拖到工具栏中。

 3.新建工具栏

   工具栏—自定义—工具栏—新建，如工具A。

1.2.15 编辑栏（P16）

  显示当前单元格的名字和当前单元格的内容。

1.3 Excel 工作区

1.3.1 行标题和列标题（P17）

  A、B、……、AA、AB、……

1.3.2 滚动条（P18）

1.3.3 水平/垂直窗口分割条

  水平窗口分割条位于水平向右按钮的右侧。

  垂直窗口分割条位于垂直向上按钮的上方。

1.3.4 工作表标签

  新工作簿名为Book1，可包含255个工作表，

 默认有3个工作表(Sheet1、Sheet2、Sheet3)。

1.3.5 标签滚动按钮

1.4 建立工作簿（P19）

   工作簿（*.XLS）：

  运算和存储数据的文件。一个工作簿可包含255个工作表。

1.4.2 用模板建立工作簿（P20）

  文件—新建—电子表格模板—工业企业财务报表。

1.4.3 建立自己的模板

  文件—另存为—保存类型：模板，

  位置：..\Templates\ 电子表格模板。

1.4 * 工作簿属性（P22）

  文件—属性—摘要信息：标题、作者、单位、……。

1.5 保存工作簿

1.5.1 “保存”命令（P23）

  文件—保存—保存位置：如，F:\谢山水文件夹。

1.5.2 “另存为”命令

  文件—另存为—改变保存位置，更改文件名。

1.5.3 加密保存

  文件—另存为—工具—常规选项—打开权限密码、修改权限密码。

第2章 工作表

 * 工作表：

   存储和处理数据。一张工作表可达65,536行，256列。

   正在处理的工作表为活动工作表。

2.1.1 单元格（P30）

 1.单元格地址：如，A2，B5。

 2.活动单元格：正在处理的单元格。

2.1.2 选定行/列

   单击行号列标，选定整行、整列。

2.1.3 选定连续区域（P31）

2.1.4 选定不连续区域

   按住“Ctrl”键和单击选择区。

2.1.5 全选（P32）

   单击左上角全选按钮。

2.1.6 命名单元格及单元格区域

   选单元格—名字框—输入名字。

2.2 管理工作表

2.2.1 选择工作表

 1.选定单个工作表

 2.选定多个连续工作表

   按住“Shift”键和单击工作表标签。

 3.选定多个不连续工作表

   按住“Ctrl”键和单击工作表标签。

 4.选定工作簿中的所有工作表

   右击工作表标签—选定全部工作表。

2.2.2 插入/删除工作表（P33）

   右击工作表标签—插入/删除工作表。

2.2.3 移动工作表

 1.工作簿内部移动

   鼠标拖拉工作表标签。

 2.在工作簿之间移动

   打开工作簿 Book1 和 Book2 —

  选定 Book1 中的工作表，如 Sheet2—编辑—移动或复制工作表—

   工作簿选定 Book2、选定工作表之前，如 Sheet3。

2.2.4 复制工作表（P35）

 1.工作簿内部复制

   按住“Ctrl”键和鼠标拖拉工作表标签。

 2.在工作簿之间复制

   打开工作簿 Book1 和 Book2 —

  选定 Book1 中的工作表，如 Sheet2—

   右击工作表标签—移动或复制工作表—

   工作簿选定 Book2、选定工作表之前，如 Sheet3、建立副本。

2.2.5 重命名工作表（P36）

   工作表命名双击工作表标签输入名字。

2.3 输入数据

2.3.1 输入数值（P37）

  用英文半角输入数字0~9，

  运算符：+、-、*、/、%、^ ；=、>、<、> =、< =、< > ；

  文字连接符：& 。

2.3.3 输入日期时间（P38）

  2000/10/1  2000-10-1

2.3.4 数字组成的文本

   邮政编码：'528000

2.3.5 在单元格中换行

  格式—单元格—对齐—自动换行。

2.3.6 输入序列（P40）

 1.输入等差序列

  选起始单元格—输入初值—选定区域—编辑—填充—序列—

   等差序列、步长。

  例：2000-10-1为星期天，列出后面9个星期天日期。

  初值：2000-10-1—区域：A1:A10—编辑—填充—序列—

   序列：列、类型：日期、步长：7。

 2.输入等比序列（P41）

  例：2，4，8，16，32，64，128，……1024。

 3.输入数字与文本的组合序列

   例：1990年、1991年、……。

 4.按下鼠标右键进行序列输入（P42）

 * 快捷菜单填充数据序列

选起始单元格—输入初值—单击起始单元格填充柄—

按下鼠标右键—拖动黑“+”字光标到结束单元格—释放鼠标—

填充—序列 ……。

2.3.7 自定义序列

 1.从工作表导入（P42）

   选定序列—工具—选项—自定义序列—导入。

 2.直接在自定义序列中建立序列（P43）

  工具—选项—自定义序列—输入序列—添加。

  例：Windows98，Word97，Excel97，PowerPoint97；

  计算机，主机，显示器，打印机，键盘，鼠标，音箱。

2.3.8 自动填充

 1.复制填充（P44）

   拖动填充柄进行复制填充。

 2.填充增1、减1序列（P45）

   按[Ctrl]键，拖动填充柄填充序列，向右、下增1、向左、上减1。

2.3.9 有效数据

 1.设置有效条件（P46）

   数据—有效数据—设置—许可：数字、选择条件。

   例如：日期介于2000-1到2003-1。

2.3.11 输入到同组单元格（P51）

  选中一组单元格—输入数据—按[Ctrl]+[Enter]键。

2.3.11 输入到同组工作表（P52）

  建立工作组：包含 Sheet1、Sheet2、Sheet3；

  新建窗口，打开 Sheet2、Sheet3；

  窗口—重排窗口—平铺；

  在其中一个工作表输入数据，如 "Excel 97"，

  其它两个工作表同样出现 "Excel 97"。

2.3.13 复制/粘贴（P53）

  复制单元格或单元格区域的内容的方法：

 1.鼠标箭头指向单元区域边缘+“Ctrl”；

 2.菜单：编辑—复制、粘贴；

 3.工具按钮：复制、粘贴；

 4.快捷键：“Ctrl”+C，“Ctrl”+V。

 5.快捷菜单：复制、粘贴；

2.3.14 选择性粘贴（P54）

  选择性复制单元格中的公式、格式或数值。

  复制选定区—指定粘贴区—编辑—选择性粘贴—公式、格式或数值。

2.3.15 插入超级链接

 1.创建超级链接（P55）

   链接本工作簿单元格：如，Sheet1!A1单元格链接 Sheet2!B2。

   链接其它工作簿：

   如，Book1.xls-Sheet1!A1单元格链接 Book2.xls。

2.4 图形对象

2.4.1 插入剪贴画和图片（P56）

  插入—图片—剪贴画/来自文件。

2.4.3 图像控制（P59）

  右击图片—显示图片工具栏—对比度、亮度、裁剪。

2.4.8 文本框（P61）

  绘图工具栏—文本框。

2.4.9 绘制约束的图形（62）

  按下"Alt"键和拖拉鼠标画图，使图形尺寸对准网格线。

2.4.11 复制图形对象（P63）

2.5 编辑工作表

2.5.1 插入单元格（P70）

  右击单元格—插入—活动单元格右移/整行/整列。

2.5.3 删除单元格（P71）

  右击单元格—删除—右侧单元格左移/上移/整行/整列。

2.5.3 移动单元格或单元格区域的内容（P72）

 1.鼠标箭头指向单元区域边缘拖动；

 2.菜单：编辑—剪切、粘贴；

 3.工具按钮：剪切、粘贴；

 4.快捷键：“Ctrl”+X，“Ctrl”+V。

 5.快捷菜单：

   右击单元格区域—剪切；右击目标区域左上角—粘贴；

2.5.6 “清除”命令

   用Delete键：只清除数据，不清除数据格式。

   编辑—清除—全部、格式、内容、批注。

2.5.7 编辑单元格内容（P73）

  工具—选项—编辑—单元格内部直接编辑。

2.5.8 查找与替换（P75）

2.6 格式化工作表

2.6.1 数字格式（P78）

 1.改变数字的小数位数、千分位格式。

   工具栏—增加/减少小数位、千位分隔样式。

2.6.2 字符格式（P80）

  字符格式：字体、字号、字形、下划线、颜色。

2.6.3 时间和日期格式（P83）

  格式—单元格—数字—日期—类型。

2.6.4 自动套用格式（P84）

  选定表格区域—格式—自动套用格式。

2.6.5 条件格式

  选定表格区域—格式—条件格式—

  条件1：单元格数值为—小于60分—红色字；

  条件2：单元格数值为—大于或等于60分—绿色字。

2.6.6 合并单元格（P87）

  格式—单元格—对齐—合并单元格。

2.6.7 数据的对齐与旋转（P89）

 1.数据的对齐与旋转

  格式—单元格—对齐—水平对齐/方向。

 2.跨列居中

2.6.8 控制单元格内容的缩进（P92）

  工具栏—增加/减小缩进量。

2.6.9 控制行高和列宽

 1.自动调整：双击行标、列标分隔线。

 2.鼠标拖动：鼠标指针移到行标、列标间变成双向箭头时拖动。

 3.菜单调整：格式—列—列宽—输入列宽值。

2.6.10 添加边框（P94）

 1.取消网格线：工具—选项—视图—网格线。

 2.添加边框：格式—单元格—边框；或工具栏—边框按钮。

2.6.11 添加底纹和图案（P97）

  格式—单元格—图案。

2.7 数据保护

2.7.1 保护工作簿（P99）

 1.设置工作簿保护

   工具—保护—保护工作簿—结构、窗口。

2.7.2 保护工作表（P101）

 1.设置工作表保护

   工具—保护—保护工作表—内容、对象和方案。

第3章 公式与函数

3.1.3 输入、编辑公式和四则运算（P106）

 1.公式的组成

   以（=）开始的引导符、数字、单元格引用和运算符。

 2.Excel 97 公式中的运算符

 (1)数学运算符：+、-、*、/、%、^ ；

 (2)比较运算符：=、>、<、> =、< =、< > ，

    结果为TRUE或FALSE；

     例如：8>5 结果为(TRUE), 3>5 结果为(FALSE).

 (3)文本运算符：&，如 ="Win" & "dows" 的结果为  "Windows"。

 (4)引用运算符：

    :冒号：区域运算符，如 A2:A9，=SUM(B3:C5)。

    ,逗号：联合运算符，如 =SUM(B3,B15,D5:D15)。

     空格：交叉运算符，两单元区域公有部分，

     如 =SUM(A1:C3 B2:D4)=SUM(B2:C3)=SUM(B2,C2,B3,C3)。

 (5)运算符的优先级

    引用运算符：:  空格  ，

    算术运算符：-  %  ^  */  + -

    连接运算符：&

    比较运算符：= < > <= >= <>

3.1.4 绝对引用(P110)

  绝对引用：公式所引用的单元格固定不变。

  如，A3=$A$1+$A$2 

3.1.5 相对引用(P111)

  相对引用：公式所引用的单元格跟随当前行列变化。

  如，A3=A1+A2 

          把公式A3 复制到 B3 后，列增1

    B3=B1+B2

3.1.6 混合引用及各种引用间的切换（P112）

 1.混合引用：A3=A$1+A$2

 2.各种引用间的切换

3.1.7 日期和时间的运算

 1.日期运算（P113）

    ="1995-10-20"-"1995-8-9"

 2.时间运算（P113）

   ="11:09:09"-"5:09:00"

3.2 函数

3.2.2 函数的输入带有函数的公式

 1. 使用函数向导（P117）

      插入—函数[fx] 、或工具栏—函数按钮[fx]

     —常用函数—AVERAGE—

    键入求平均值的数据区域或用鼠标拖动选定区域。

 2.键盘输入函数（P119）

   =SUM(A1:A10)

 3.使用公式选项板

   单击[编辑公式]按钮—单击[公式选项板]下拉钮—

   选择函数，如，AVERAGE()—选定单元区域。

3.2.4 自动求和（P122）

   选存和数的单元格—常用工具栏—[自动求和]按钮“Σ”。

3.3 常用函数

 * 本书中提到的19个 Excel 97 粘贴函数：

   常用函数：SUM、COUNT、AVERAGE、INT、MAX、IF。

   数学与三角函数：SUM、INT、ROUND、MOD、SQRT。

  统计函数：COUNT、AVERAGE、MAX、STDEV。

  文本函数：MID。

  逻辑函数：IF、NOT、AND、OR。

  日期与时间函数：DATE、TIME、NOW、YEAR。

  财务函数：PMT 还贷款额函数。

3.3.1 和函数 SUM（P127）

  SUM 是数学与三角函数。

3.3.2 计数函数 COUNT（P128）

  COUNT 是统计函数，统计工作表中有效数据个数。

 例如：COUNT(A3:G6)

3.3.3 算术平均值函数 AVERAGE（P129）

  AVERAGE 是统计函数。

3.3.4 取整函数 INT（P131）

  INT 是数学与三角函数。

 例如：INT(0.99)=0

3.3.5 舍入函数 ROUND（P131）

  ROUND 是数学与三角函数，按指定位数舍入。

 例如：ROUND(2.15,1)=2.2

3.3.6 最大值函数 MAX（P132）

   MAX 是统计函数。

 例如：MAX(3,5)=5

3.3.7 余数函数 MOD（P133）

   MOD 是数学与三角函数，整除取余。

 例如：MOD(8,5)=3

3.3.8 平方根函数 SQRT（P134）

  SQRT 是数学与三角函数。

 例如：SQRT(16)=4

3.3.9 求指定字符串函数 MID（P135）

  MID 是文本函数，按起始位置、长度取字符。

 例如：MID("ABCDEFG",4,3)="DEF"

3.3.10 条件检测函数 IF（P137）

  IF 是逻辑函数。

 例如：把百分制的总评成绩转换成：合格、不合格，

      设 D4 单元格存放总评成绩。

  IF(D4>=60,"合格","不合格")

 例如：把百分制的总评成绩转换成优、良、中、合格、不合格。

  IF(D4>90,"优",IF(D4>80,"良",IF(D4>70,"中",

  IF(D4>=60,"合格","不合格"))))

3.3.11 逻辑非函数 NOT（P139）

  NOT 是逻辑函数。

 例如：NOT(1+1=2)=FALSE

3.3.12 逻辑与函数 AND（P140）

  AND 是逻辑函数。

 例如：AND(2+2=4,2+3=5)=TRUE

3.3.13 逻辑或函数 OR（P141）

  OR 是逻辑函数。

 例如：OR(1+1=2,2+2=5)=FALSE

3.3.17 年函数 YEAR（P147）

  YEAR 是日期时间函数。

 例如：YEAR("1999/9/9")=1999

3.3.19 标准偏差函数 STDEV（P150）

  STDEV 是统计函数，标准偏差反映相对平均值的离散程度。

3.4 公式和函数的深入使用

3.4.1 工作表之间引用数据

 1.工作表间的函数和公式运算（P151）

举例：把 Sheet1 的 A1 与 Sheet2 的 B2 数据和存放

   在 Sheet3 的 C3 中。

操作：选定 Sheet3 的 C3 单元格—

 工具栏函数按钮[fx]—常用函数—SUM—

   Number1，如 Sheet1!A1；Number2，如 Sheet2!B2。

 2.工作簿间的函数和公式运算（P154）

举例：

   把 Book1.xls 中 Sheet1 的 A1

   与 Book2.xls 中 Sheet2 的 B2 数据和存放

   在 Book3.xls 中 Sheet3 的 C3 中。

 操作：打开工作簿，

   如 Book1.xls, Book2.xls, Book3.xls，窗口—平铺；

   选定Book3.xls 中 Sheet3 的 C3 单元格—

 工具栏函数按钮[fx]—常用函数—SUM—

   Number1，如 [Book1.xls]Sheet1!$A$1；

   Number2，如 [Book2.xls]Sheet2!$B$2。

3.4.2 错误值的含义

 1.错误值 "#####!"（P156）

   单元格显示不下。

 2.错误值 "#VALUE!"

   输入数字或逻辑值时，错为文本。

 3.错误值 "#DIV/0!"（P158）

   除数引用了“空”或“0”的单元格。

 4.错误值 "#NAME?"

   删除了在公式中使用的名称，或使用了不存在的名称。

  如，在公式中含有全角引号[“”]、逗号[，]。

 5.错误值 "#N/A"（P159）

   在函数或公式中没有可用数值。

 6.错误值 "#REF!"

   单元格引用无效。

 7.错误值 "#NUM!"（P160）

   函数的数字参数错用了其它参数。

 8.错误值 "#NULL!"

   使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用。

 9.公式错误疑难解答（P161）

   避免出错应注意的事项：

   圆括号要成对，引用单元格区域要正确使用区域运算符，

   函数要输入必选参数，函数嵌套不能超过7级，

   引用的工作簿或工作表名称中包含非字符，名称要加单引号。

   外部引用要包含工作簿的路径和名称。

   公式输入数字不要加格式符号，如 $1,000，只输入1000。

第4章 数据分析

4.1.1 图表要素和术语介绍（P162）

 1.数据标记：图表的类型，如柱形图、折线图。

 2.图表的组成要素：

   图表标题、X轴、X轴标题、Y轴、Y轴标题、数据系列、图例。

4.1.2 建立图表（P163）

 * 常用工具栏—图表向导。gzb.xls

1.选定区域A2：E6；

2.常用工具栏—图表向导（或插入图表）

3.系列产生在列（一月、二月、三月）；

4.图表标题：销售额

   分类（X）：部门

   数值（Y）：台数

   坐标轴标号：有无及类别

   图例标签：有无及位置

5.图表位置：嵌入工作表。

4.1.3 编辑数据表

 1.添加数据系列（P167）

   单击图表—图表菜单—添加数据—选取新添加数据的单元格区域。

 2.删除数据（P168）

   单击图表数据标记—按[Del]键。

4.1.4  编辑已有图表（P168）

 1.编辑图表选项：标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表

  * 用菜单

    单击图表—图表—图表选项—

    设置标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表。

  * 用快捷菜单

    右击图表—快捷菜单：

  图表区格式：字体、字号、颜色、……。

  图表类型：柱形图、折线图、……。

  数据源：图表的数据区域、系列产生在行或列。

  图表选项：图表标题、坐标轴标题、坐标分类轴、数值轴。

   * 用图表工具栏

    视图—工具栏—图表—选取图表—

    在图表对象下拉按钮选取图表对象。

 2.编辑图表类型：柱形图、折线图（P169）

  * 用菜单

    图表—图表类型—选取图表类型。

  * 可用快捷菜单和图表工具栏

 3.重新定义数据系列（P170）

   图表菜单—数据源*选取数据系列按“行”或按“列”。

4.1.5 图表的大小和位置（P171）

   图表可移动、缩放、复制和删除。

4.1.7 趋势线（P174）

  添加趋势线：

  单击数据系列—图表菜单—添加趋势线—选取趋势线类型。

4.1.8 误差线（P175）

  添加误差线：

  单击数据系列—格式菜单—数据系列—

  误差线标签：显示方式，如正负偏差、误差量，如百分比。

4.2.2 按列排序

 1.使用工具栏按钮

      单击数据清单单元格—按工具栏[升序]或[降序]按钮。

 2.使用菜单命令（P177）

    单击数据区单元格—数据—排序—

    主要关键字递增、次要关键字递增—确定。

4.2.4 分类汇总

 1.分类汇总（P179）

   数据清单排序后，再进行分类汇总。

     按“部门”排序—数据—分类汇总—

  分类字段：部门；

  汇总方式：求和；

  选定汇总项：津贴；

  选取“替换当前分类汇总”“汇总结果显示在数据下方”。

 2.多种统计分类汇总（P181）

   数据按“部门”对“津贴”汇总求和与求平均值2种统计分类汇总。

  数据先按“部门”对“津贴”汇总求和后，

    数据—分类汇总—

  分类字段：部门；

  汇总方式：均值；

  选定汇总项：津贴；

  清除“替换当前分类汇总”；

  选取“汇总结果显示在数据下方”。

 3.多级分类汇总

   数据按“部门”“职务”2级对“津贴”分类汇总。

   数据清单按“部门”“职务”为主、次关键字进行排序后，

  再分类汇总。

  数据先按“部门”对“津贴”汇总求和后，

    数据—分类汇总—

  分类字段：职务；

  汇总方式：求和；

  选定汇总项：津贴；

  清除“替换当前分类汇总”；

  选取“汇总结果显示在数据下方”。

4.2.5 筛选

 1.自动筛选（P182）

   显示津贴>=20000元人员记录。

   单击数据清单单元格—数据—筛选—自动筛选—

   按“津贴”字段名右边的筛选箭头—选自定义：>=20000。

 2.高级筛选（P183）

   显示津贴>=20000元的教授和津贴<15000元的讲师。

   数据—筛选—高级筛选—

  方式：将筛选结果复制到其他位置。

  选取数据区域、条件区域和显示筛选结果区域。

第五章 打印

5.1 页面设置

  文件—页面设置—

5.1.1 页面（P186）

   页面方向：纵向、横向；

   缩放比例：缩小或放大打印工作表，10% - 400%；

   纸张大小：A4、B5。

5.1.4 页边距（P187）

   设置工作表位置，水平居中、垂直居中。

5.1.6 页眉或页脚

  设置页眉或页脚；

   自定义页眉或页脚：定义左、中、右三段文字，

  设置打印页码、日期、时间和文件名。

5.1.7 插入/删除分页符（P189）

  插入菜单—分页符、删除分页符。

5.2 打印预览

5.2.1 启动打印预览

  工具栏—[打印预览]按钮。

  文件菜单—打印预览。

5.2.2 分页预览（P190）

  视图菜单—分页预览。

5.3 打印设置（P191）

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